Contratos de alquiler: ciclo de vida, fianza y acceso
El contrato es el corazón del módulo: enlaza cliente ↔ unidad ↔ tarifa y de él cuelgan la fianza, los datos de acceso, los documentos, las líneas extra y la facturación. Puedes crearlo desde la lista de contratos o desde la pestaña de contratos que aparece en la ficha del cliente.
Datos del contrato
- Cliente (obligatorio).
- Tipo: trastero o parking. Según el tipo, eliges una unidad de uno u otro inventario.
- Unidad: el desplegable ofrece las unidades libres; las ocupadas solo aparecen si el contrato es una reserva.
- Tarifa: al elegirla, el precio y la periodicidad se autocompletan desde la tabla de precios de la unidad. Puedes ajustar el precio a mano.
- Fecha de inicio y fecha de fin (opcional).
- Días de preaviso (por defecto 30): margen para avisar de la baja.
- Centro y serie de facturación.
- Firmado: marca si el contrato está firmado. La facturación recurrente solo factura contratos firmados.
Estados del contrato (ciclo de vida)
| Estado | Qué significa | Efecto en la unidad |
|---|---|---|
| Reservado | Reserva previa, aún no activo. | Reservada |
| Activo | Contrato en vigor; se factura. | Ocupada |
| Preaviso | El cliente ha avisado la baja. | Ocupada |
| Finalizado | Terminado. | Disponible |
| Suspendido | Pausado. | Disponible |
Al guardar, la unidad cambia de estado automáticamente según el del contrato (salvo si está bloqueada por impago). Los contratos vencidos (fecha de fin pasada) se finalizan solos cada noche.
Fianza contabilizada
La fianza no es solo un importe anotado: genera asientos contables reales. Indica el importe de la fianza y usa las acciones del contrato:
- Registrar fianza (cobro): asiento Debe cliente (430) / Haber subcuenta de fianzas (pasivo). La fianza pasa a estado Retenida.
- Devolver fianza: asiento inverso Debe fianzas / Haber cliente. Estado Devuelta.
- Retener fianza: asiento Debe fianzas / Haber subcuenta de ingreso (la conviertes en ingreso, p. ej. por daños). Estado Retenida como ingreso.
Para que funcione hay que haber configurado las subcuentas de fianza (ver el artículo de configuración).
Datos de acceso
En la pestaña de acceso guardas las claves y personas autorizadas (código de mando, PIN, persona de contacto…). El campo de clave conserva los caracteres especiales tal cual los escribes.
Líneas extra
Además de la cuota, puedes añadir líneas extra al contrato (un candado, un seguro, una mudanza…). Cada línea con su descripción, cantidad, precio e impuesto. Estas líneas se incorporan al próximo documento de facturación y se marcan como facturadas para no repetirlas.
Documentos e historial
- Documentos: adjunta contratos escaneados, DNI, fotos del estado de la unidad… con vista previa y reordenación.
- Historial de cambios: cada modificación del contrato queda registrada en una auditoría campo a campo (qué cambió, de qué valor a cuál y quién lo hizo).